Au fil des années, les solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) ont élargi leur champ d’application, intégrant des typologies de documents de plus en plus diverses. Toutefois, elles demeurent axées sur la gestion de fichiers et de documents d’entreprise. Quels sont donc les principaux atouts de ces solutions GED, et quelles sont leurs fonctions clés ?

La GED est une solution logicielle visant à centraliser tous les documents d’une entreprise, allant du contrat de travail à la convention de stage du dernier arrivé, en passant par les bons de commande et les documents de travail. En somme, elle constitue un référentiel unique pour le stockage et le partage de fichiers, offrant des outils pour le classement, le contrôle des accès, la recherche et l’indexation de contenus.

Rappelons brièvement les principales étapes du parcours d’un document :

Création collaborative
Modification collaborative
Validation + signature
Utilisation : accès, consultation, transmission/partage, impression
Stockage sécurisé
Conservation
Destruction
La GED couvre les étapes de 1 à 5, répondant ainsi aux besoins de partage, d’accessibilité, mais uniquement en stockage sécurisé, sans assurer la conservation pérenne. L’étape suivante relève du domaine de l’archivage et du Système d’Archivage Électronique (SAE), visant à garantir l’intégrité du document.

GED : Quelles données injecter et comment structurer l’information ?

La GED peut accueillir divers types de données et de documents tels que les mails, formulaires, documents de travail, et même les documents scannés via des scanners et des MFP. La norme NF Z42-026 a été créée pour définir les conditions nécessaires à la mise en place d’un système de numérisation capable de produire des « copies fiables ». Il est impératif de structurer l’information, que ce soit avec un plan de classement ou des métadonnées. Les systèmes de GED peuvent être classés en deux catégories : les systèmes traditionnels avec un plan de classement, et ceux exploitant des métadonnées. Ces derniers permettent une classification dynamique, contrairement à l’approche traditionnelle.

Afin de faciliter l’indexation, il est recommandé d’utiliser des listes déroulantes de métadonnées et de mots-clés. Cela homogénéise la description des documents et assure un remplissage exhaustif des champs d’indexation. La possibilité d’indexer des métadonnées en masse sur un lot de documents doit également être prise en compte.

GED : Faut-il mettre en place des règles de nommage ?

Certaines solutions de GED nécessitent toujours des règles de nommage transversales à l’entreprise, tandis que d’autres permettent de s’en affranchir. L’indexation, l’exploitation des métadonnées et la recherche contextuelle permettent de se libérer de la contrainte des noms de document. Bien qu’une nomenclature précise soit intéressante, elle n’est plus indispensable. Les automatismes proposés par la GED sont à exploiter au maximum pour simplifier ces tâches.

GED : Des automatismes à exploiter

Il est essentiel de tirer parti des automatismes offerts par la GED pour minimiser ces tâches et règles. De nombreuses solutions facilitent voire automatisent la classification du contenu (factures, notes de service, propositions, devis, etc.). Les solutions les plus avancées reconnaissent automatiquement le type de document, extraient intelligemment les données importantes et les classent avec précision, complétant ainsi les champs d’indexation du logiciel de GED.

Mettre en place une gestion intelligente des accès

La GED permet une gestion fine des droits d’accès aux documents par utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Il est crucial de configurer ces droits en fonction des profils des collaborateurs et de la catégorie de documents auxquels ils peuvent accéder. Il est également important de révoquer automatiquement les droits d’accès après le départ d’un collaborateur.

Une recherche rapide façon “Google”

Une fois qu’un utilisateur a les droits d’accès aux documents, il peut effectuer une recherche basée sur des mots-clés. Plus il y a de mots-clés, plus la recherche est affinée. La GED permet de retrouver n’importe quel document en quelques secondes, peu importe son ancienneté. Il est possible de filtrer les recherches par formats, dates, etc., offrant une recherche rapide et efficace, similaire à celle sur le web.