Une GED (Gestion Électronique de Documents) est un système informatisé utilisé pour organiser, stocker et gérer des documents et des informations de manière électronique. Les fonctionnalités clés d’une GED peuvent inclure :
1-Numérisation :
Permet de convertir des documents physiques en fichiers numériques, facilitant ainsi leur stockage et leur accès.
2-Indexation :
Offre la possibilité d’attribuer des métadonnées aux documents numérisés, ce qui facilite leur recherche ultérieure.
3-Stockage sécurisé :
Fournit un espace de stockage sécurisé pour les documents sensibles, garantissant leur confidentialité et leur intégrité.
4-Accès à distance :
Permet aux utilisateurs autorisés d’accéder aux documents et aux informations à partir de n’importe quel endroit et à tout moment, favorisant ainsi la collaboration à distance et la flexibilité du travail.
5-Contrôle des versions :
Facilite le suivi des modifications apportées aux documents au fil du temps, permettant ainsi aux utilisateurs de revenir à des versions antérieures si nécessaire.
6-Flux de travail automatisé :
Automatise les processus de gestion de documents en orchestrant des flux de travail prédéfinis pour la validation, la révision et l’approbation des documents.
7-Sécurité avancée :
Offre des fonctionnalités de sécurité avancées telles que des autorisations d’accès restreint, des journaux d’audit et des options de cryptage pour protéger les informations sensibles contre tout accès non autorisé.
8-Intégration avec d’autres systèmes :
Permet l’intégration avec d’autres systèmes de gestion d’entreprise tels que les CRM (Customer Relationship Management) ou les ERP (Enterprise Resource Planning), facilitant ainsi la gestion globale des données au sein de l’entreprise.
9-Recherche avancée :
Offre des fonctionnalités de recherche avancées, y compris la recherche par mots-clés, la recherche en texte intégral et la recherche basée sur des critères de métadonnées, pour faciliter la localisation rapide des documents spécifiques.
10-Sauvegarde et récupération des données :
Fournit des mécanismes de sauvegarde et de récupération des données pour éviter la perte de documents importants en cas de défaillance du système.
En combinant ces fonctionnalités, une GED aide les organisations à rationaliser leurs processus de gestion de documents, à améliorer leur productivité et à garantir la sécurité et la conformité de leurs données.
